IA SostenibleRegistro de uso de IA y consumo estimado: plantilla de seguimiento
Para quién: Responsables de sostenibilidad, de tecnología o de operaciones, y equipos pequeños que quieren saber en qué se usa la IA y qué conviene recortar sin necesidad de herramientas complejas.
Cómo usar esta plantilla
Crea una hoja de cálculo con una pestaña por cada sección y copia los campos como columnas. Rellénala cada mes con quien use cada herramienta. En la columna de origen del dato escribe siempre medido, comunicado por el proveedor o estimado. No mezcles estimaciones de herramientas diferentes como si fueran comparables, y no conviertas a emisiones sin un factor de una fuente identificada. Lo importante al principio es detectar tendencias y usos inútiles, no obtener una cifra exacta que hoy casi nunca existe.
1. Inventario de herramientas
Una fila por herramienta. Campos: nombre interno [NOMBRE INTERNO], tipo de servicio [ASISTENTE / GENERACIÓN DE IMÁGENES / TRANSCRIPCIÓN / OTRO], proveedor [PROVEEDOR], tipo de cuenta [CORPORATIVA / PERSONAL / INTEGRADA EN OTRO PROGRAMA], responsable [PERSONA], personas usuarias [NÚMERO], fecha de alta [FECHA], coste mensual [IMPORTE], tamaño o configuración elegida [CONFIGURACIÓN], ubicación del servicio si se conoce [REGIÓN] y estado [ACTIVA / EN PRUEBA / PARA DAR DE BAJA]. Añade una columna de notas para funciones de IA que vienen activadas por defecto en otros programas y que nadie había contabilizado.
2. Registro de uso por periodo
Una fila por herramienta y mes. Campos: periodo [MES Y AÑO], número de peticiones o sesiones [NÚMERO], tamaño medio aproximado de las tareas [CORTAS / MEDIAS / LARGAS], unidad de volumen que usa el proveedor, si la hay, como minutos de audio, imágenes generadas o documentos procesados [UNIDAD Y CANTIDAD], horas de uso estimadas [HORAS], origen del dato [MEDIDO / PROVEEDOR / ESTIMADO] y observaciones. Si la herramienta no ofrece estadísticas, pide a tres personas de uso habitual que anoten una semana típica y extrapola con prudencia, dejando constancia de que es una estimación y de cómo se hizo.
3. Finalidad de cada uso
Para cada herramienta lista los usos principales y evalúa su valor. Campos: tarea [TAREA], frecuencia [FRECUENCIA], resultado que se obtiene [RESULTADO], alternativa sin IA disponible [ALTERNATIVA], tiempo ahorrado o calidad ganada, descrito en palabras [BENEFICIO], necesidad de tamaño grande [SÍ / NO / SE DESCONOCE] y decisión [MANTENER / REDUCIR / SUSTITUIR / ELIMINAR]. Esta sección responde a la pregunta que más reduce consumo: ¿esto hace falta? Revísala con quien realiza la tarea, porque suele conocer usos repetidos, duplicados o heredados que nadie ha revisado desde que se activaron.
4. Estimación de consumo con supuestos
Cuando el proveedor no comunique consumo, calcula una estimación y deja los supuestos a la vista. Campos: herramienta [NOMBRE], energía por unidad de uso supuesta [VALOR Y UNIDAD], fuente de ese supuesto [FUENTE IDENTIFICADA O INDICAR SIN FUENTE], volumen del periodo [VOLUMEN], energía estimada del periodo [VOLUMEN POR VALOR], margen de error razonable [BAJO / MEDIO / ALTO] y limitaciones [QUÉ NO INCLUYE]. Si no tienes una fuente para el valor por unidad, no inventes uno: deja la celda en blanco y usa solo el volumen de uso como indicador de tendencia, que es honesto y comparable mes a mes.
5. Conversión a emisiones y agua, si procede
Solo si dispones de datos fiables. Campos: factor de emisión empleado [VALOR], unidad [UNIDAD], fuente [ORGANISMO Y DOCUMENTO], año del factor [AÑO], ámbito geográfico [PAÍS O REGIÓN], método [UBICACIÓN / MERCADO] y emisiones resultantes [CÁLCULO]. Para agua, anota únicamente cifras comunicadas por el proveedor y su alcance. Recuerda que el factor del mix eléctrico cambia cada año y cada hora, que el servicio puede ejecutarse en otro país y que la fabricación de equipos queda fuera. Si no se cumple alguna condición, escribe no calculable y explica por qué.
6. Acciones de reducción y seguimiento
Una fila por medida. Campos: acción [ACCIÓN], herramienta afectada [HERRAMIENTA], responsable [PERSONA], fecha de inicio [FECHA], indicador de seguimiento, que puede ser volumen de uso, licencias activas o tareas migradas [INDICADOR], valor inicial [VALOR], valor tras la medida [VALOR], resultado [CUMPLIDA / PARCIAL / NO CUMPLIDA] y lección aprendida [LECCIÓN]. Ejemplos de acciones: dar de baja licencias sin uso, pasar tareas simples a un tamaño menor, agrupar procesos por lotes o desactivar funciones integradas que nadie utiliza. Revisa la hoja en una reunión breve cada trimestre.
Consejos para adaptarla
- Anota primero el volumen de uso: es lo único que casi siempre puedes obtener y ya permite ver tendencias y duplicidades.
- Separa visualmente medido, comunicado y estimado con colores o columnas distintas para no mezclar tipos de dato al informar.
- No conviertas el registro en una carga: si lleva más de media hora al mes, simplifícalo hasta que alguien lo mantenga.
- Guarda también los supuestos y el método de cada estimación para poder repetirla o corregirla cuando haya mejores datos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo registro la IA integrada en otros programas?
Anótala como una fila más en el inventario y marca si está activada por defecto. Aunque no puedas medirla, saber que existe permite decidir si la necesitas o la desactivas, que ya es una medida de reducción.
¿Puedo comparar mi estimación con la de otra organización?
Solo si ambas usan el mismo método, el mismo alcance y supuestos equivalentes. En la práctica es difícil, así que conviene comparar tu propia evolución en el tiempo en lugar de compararte con otros.
¿Es obligatorio medir el consumo de la IA que uso?
En general no existe una obligación para usuarios de servicios de IA de medir su consumo, aunque ciertas obligaciones de información de sostenibilidad pueden requerir datos. Verifica la versión vigente de la normativa aplicable a tu organización.