Política de IA sostenible para una organización: modelo de documento

Una política de IA sostenible fija por escrito cómo se decide si merece la pena usar IA, con qué tamaño de herramienta, con qué proveedores y cómo se mide lo que se consume. Este modelo está pensado para que una pyme, un ayuntamiento o una asociación lo adapte sin prometer más de lo que puede cumplir.

Para quién: Gerencias, responsables de sostenibilidad, de tecnología o de compras en pymes, administraciones locales, centros educativos y entidades sin ánimo de lucro que ya usan herramientas de IA o van a contratarlas.

Cómo usar esta plantilla

Copia cada sección a un documento propio y sustituye los textos entre corchetes. Antes de aprobarla, comprueba con quienes usan la IA cada día que las reglas son aplicables: una política que exige medir lo que nadie puede medir se incumple desde el primer día. Empieza con pocos compromisos verificables, fija una fecha de revisión y guarda constancia de qué se midió y qué no. Es preferible un compromiso modesto cumplido que una declaración ambiciosa que no se puede demostrar.

1. Finalidad y alcance

Esta política regula cómo [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] utiliza y contrata herramientas de inteligencia artificial teniendo en cuenta su impacto ambiental: consumo de electricidad, uso de agua, fabricación y renovación de equipos y emisiones asociadas. Se aplica a todo el personal, a las personas colaboradoras y a cualquier herramienta de IA que se use para tareas de trabajo, sea de pago, gratuita o integrada en otro programa. No pretende demostrar que la IA sea inocua ni que sea dañina: pretende que cada uso tenga una razón y un tamaño proporcionados. La responsable de la política es [CARGO RESPONSABLE]. Entra en vigor el [FECHA].

2. Principios

Primero, proporcionalidad: se usa la herramienta más pequeña que resuelva bien la tarea y no se recurre a la IA cuando un método sencillo basta, como una búsqueda, una plantilla o una hoja de cálculo. Segundo, utilidad demostrable: antes de implantar un uso nuevo se anota qué problema resuelve y cómo se sabrá si funciona. Tercero, honestidad: no se afirmará que un uso es sostenible o neutro sin una medición o un dato de proveedor que lo respalde. Cuarto, mejora continua: se reconocen los límites actuales de medición y se revisan las decisiones cuando haya mejores datos. [AÑADIR PRINCIPIO PROPIO SI PROCEDE].

3. Reglas de uso diario

Se evitará repetir peticiones idénticas: las respuestas útiles se guardan en [UBICACIÓN] para reutilizarlas. Se escribirán instrucciones claras y completas para reducir intentos fallidos. No se activarán generaciones masivas de imágenes, vídeo o texto sin una finalidad definida. Las tareas por lotes que no sean urgentes se agruparán en vez de lanzarse una a una. Para tareas simples, como corregir ortografía o clasificar un listado corto, se preferirán herramientas pequeñas o métodos no basados en IA. Las funciones de IA integradas que no se usen se desactivarán cuando la configuración lo permita. [REGLAS ADICIONALES DE ÁREA].

4. Compra y contratación

Toda contratación de un servicio de IA incluirá las preguntas ambientales del anexo [REFERENCIA DEL ANEXO]: dónde se ejecuta el servicio, qué información ofrece el proveedor sobre consumo de energía y agua, si puede elegirse un tamaño de modelo menor, qué política de renovación de equipos aplica y qué ocurre con los datos al terminar el contrato. Si el proveedor no responde, se registrará como dato desconocido y se valorará al decidir. No se exigirán cifras que el proveedor no pueda facilitar, pero se priorizará a quien explique su método y sus límites. Las compras de [IMPORTE UMBRAL] o más requieren el visto bueno de [CARGO].

5. Medición y registro

[CARGO RESPONSABLE] mantendrá un registro con las herramientas de IA en uso, el equipo que las utiliza, el tipo de tarea, el volumen aproximado de uso y el consumo que el proveedor comunique, si lo hay. Cuando no exista un dato del proveedor, se anotará una estimación con su supuesto y su margen de error, siempre diferenciada de las mediciones reales. Para convertir energía en emisiones se usará un factor procedente de una fuente identificada y con su año, nunca una cifra sin origen. El registro se actualiza cada [PERIODO] y se conserva durante [PLAZO].

6. Comunicación externa

Ninguna comunicación de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] afirmará que usa una IA verde, limpia, neutra en carbono o de bajo impacto sin que [CARGO RESPONSABLE] verifique la afirmación con evidencia documentada. Se dirá lo que se ha hecho, con su alcance y su fecha, y también lo que no se mide todavía. Se evitarán términos vagos como ecológico o sostenible sin explicar a qué se refieren. Si se mencionan compensaciones de emisiones, se indicará qué parte de la huella se reduce y qué parte solo se compensa. Toda pieza pasa por la lista de revisión de afirmaciones ambientales antes de publicarse.

7. Responsabilidades, formación y revisión

[CARGO RESPONSABLE] coordina la política y resuelve dudas; cada responsable de área aplica las reglas en su equipo; el personal comunica las incidencias a [CANAL]. Todas las personas que usen IA recibirán una sesión inicial de [DURACIÓN] sobre esta política y repetirán una versión breve cada [PERIODO]. La política se revisa como mínimo cada [PERIODO DE REVISIÓN] y siempre que cambien las herramientas, los proveedores o la normativa aplicable. Versión [NÚMERO] aprobada por [CARGO] el [FECHA]. Las personas que detecten un uso excesivo o una afirmación dudosa pueden comunicarlo sin consecuencias negativas.

Consejos para adaptarla

Limita la primera versión a una o dos páginas y a compromisos que puedas comprobar dentro de seis meses; amplía solo cuando el registro funcione.
Escribe cada regla como una acción concreta que alguien pueda cumplir o incumplir, no como un deseo general sobre el planeta.
Pregunta a quienes usan la IA qué usos les parecen de poco valor: suele ser la fuente de ahorro más rápida y menos conflictiva.
Si tu organización informa de sostenibilidad, consulta con quien la prepare cómo encaja esta política en esa información y qué obligaciones externas pueden aplicarte.

Aviso: Este documento es un modelo orientativo que debe adaptarse a cada organización. No constituye asesoramiento jurídico ni de cumplimiento normativo: ante dudas sobre obligaciones de información o contratación, consulta a un profesional cualificado.

Preguntas frecuentes

¿Una pyme necesita una política específica de IA sostenible?

No es obligatorio en general, pero ayuda si ya hay uso frecuente de IA. Puedes integrarla como un apartado de tu política de uso de IA o ambiental, siempre que contenga reglas concretas y una persona responsable.

¿Qué hago si el proveedor no da datos de consumo?

Regístralo como dato desconocido, pregunta por escrito qué información puede facilitar y valora ese silencio al comparar opciones. Evita rellenar el hueco con cifras de otras fuentes que no correspondan a tu servicio.

¿Esta política sirve para cumplir con la información de sostenibilidad exigible a las empresas?

No por sí sola. Puede aportar datos y procesos útiles, pero el alcance de las obligaciones de información ha cambiado en los últimos años y depende de tu tamaño. Consulta la versión vigente o a un profesional.