Checklist de compra de servicios de IA con criterios ambientales

Comprar un servicio de IA sin hacer preguntas ambientales deja la decisión a ciegas. Esta lista ordena lo que conviene preguntar al proveedor, cómo anotar las respuestas y qué hacer cuando la respuesta es un silencio o una frase vaga.

Para quién: Responsables de compras, tecnología, sostenibilidad o administración que van a contratar o renovar herramientas de IA, ya sea una suscripción sencilla o un desarrollo a medida.

Cómo usar esta plantilla

Rellena la lista dos veces: una antes de pedir ofertas, para decidir qué es imprescindible y qué es deseable, y otra al recibir las respuestas. Anota siempre la respuesta literal, quién la dio y la fecha. Una respuesta ausente es un dato: regístrala como desconocida. No asignes puntuaciones numéricas con falsa precisión; basta con marcar cada criterio como cubierto, parcial o sin información y comparar a los proveedores con el mismo formato.

1. Necesidad y alternativas

Antes de comprar, responde por escrito: ¿qué problema concreto resuelve este servicio, [DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA]? ¿Se podría resolver con un método sin IA, como una plantilla, una regla o una búsqueda? ¿Cuántas personas lo usarán y con qué frecuencia aproximada, [NÚMERO DE PERSONAS Y FRECUENCIA]? ¿Qué pasaría si no se contrata? ¿Existe ya dentro de la organización una herramienta que cubra parte del uso? Si no se puede explicar la necesidad en tres frases, aplaza la compra. Cada licencia sin uso real consume recursos y presupuesto sin aportar nada. Decisión: [CONTRATAR / APLAZAR / ALTERNATIVA].

2. Tamaño y adecuación del servicio

Pregunta si el servicio permite elegir entre modelos o configuraciones de distinto tamaño y cuál recomiendan para tu tarea, [TIPO DE TAREA]. Pide una prueba con casos reales de tu actividad y compara el resultado de una opción pequeña con otra mayor: si la diferencia no compensa para tu uso, elige la menor. Averigua si existen límites de uso o controles administrativos para evitar consumos innecesarios, como desactivar funciones que no necesitas. Anota qué configuración se contrata finalmente: [CONFIGURACIÓN ELEGIDA] y quién la validó.

3. Energía, agua y ubicación

Pregunta al proveedor: ¿en qué países o regiones se ejecuta el servicio y se almacenan los datos? ¿Qué información publica sobre consumo de electricidad, uso de agua y origen de la energía de esos centros? ¿Con qué método la calcula y qué parte del servicio queda fuera? ¿Puede indicar si los centros de datos que usa comunican sus indicadores conforme a la normativa europea cuando les resulta aplicable? Respuesta del proveedor: [RESPUESTA LITERAL]. Desconfía de las respuestas que solo dicen renovable o verde sin porcentaje, periodo, método ni diferencia entre compras de certificados y energía realmente consumida.

4. Hardware y ciclo de vida

Pregunta cómo gestiona el proveedor la vida útil y el fin de vida de los equipos que sostienen el servicio, qué política de reutilización o reciclaje aplica y si publica información sobre ello. Si el contrato incluye dispositivos para tu organización, como cámaras, sensores o terminales, exige garantía, posibilidad de reparación, soporte de actualizaciones durante un plazo razonable y retirada al final del uso. Anota la respuesta: [RESPUESTA]. Recuerda que fabricar equipos tiene impacto propio y que alargar la vida de los existentes suele ser una de las medidas más eficaces y menos llamativas.

5. Medición y transparencia

Pide que el contrato incluya, si es posible, un informe periódico de uso con volumen de peticiones, tiempo de cómputo o la métrica que el proveedor pueda ofrecer, aunque no incluya consumo energético. Pregunta si facilitará datos para tu registro interno y en qué formato. Si el proveedor ofrece una cifra de huella, solicita el método, el alcance, el año de referencia y la diferencia entre medición y estimación. Anota qué datos recibirás: [DATOS COMPROMETIDOS]. Un compromiso de transparencia con límites claros vale más que una cifra espectacular sin explicación.

6. Contrato, datos y salida

Antes de firmar, verifica la duración, las condiciones de cancelación y qué ocurre con tus datos al terminar: exportación, borrado y plazos. Comprueba si puedes reducir o ampliar licencias sin penalización, para ajustar el tamaño al uso real. Pregunta cómo se te comunicarán los cambios relevantes del servicio. Si manejas datos personales, consulta con quien responda de protección de datos antes de la firma, porque este punto no se resuelve con un criterio ambiental. Fecha de revisión del contrato: [FECHA]. Responsable del seguimiento: [CARGO].

7. Resumen de la decisión

Resume en una tabla de tres columnas, una por proveedor, cada criterio con su estado: cubierto, parcial o sin información. Añade debajo una frase que justifique la elección, por ejemplo: «Se elige [PROVEEDOR] porque [MOTIVO] y se deja pendiente [DATO PENDIENTE], que se reclamará antes de [FECHA]». Guarda las respuestas originales junto al contrato. Programa una revisión a los [PERIODO] para comprobar si el uso real coincide con el previsto, si el proveedor ha cumplido lo prometido y si conviene cambiar de configuración o de servicio.

Consejos para adaptarla

Envía las mismas preguntas por escrito a todos los proveedores para poder comparar respuestas equivalentes.
Pide una prueba con tus propios casos antes de decidir el tamaño: la mejor opción es la que cumple tu tarea con menos recursos.
No sustituyas las preguntas por un sello o certificado de terceros sin leer qué mide y qué deja fuera.
Aprovecha la renovación anual para revisar licencias sin uso; reducir plazas es la medida ambiental más barata.

Aviso: Esta lista es orientativa y no sustituye el asesoramiento jurídico o técnico. Los requisitos de contratación pública o de protección de datos pueden imponer obligaciones adicionales según tu caso.

Preguntas frecuentes

¿Puedo exigir cifras de consumo al proveedor?

Puedes pedirlas, pero muchos proveedores no las publican de forma desglosada. Si no las facilitan, regístralo como dato desconocido y valóralo en la comparación en lugar de aceptar una estimación que no corresponda a tu servicio.

¿Cuenta como criterio ambiental que el proveedor use energía renovable?

Es un dato relevante, pero hay que preguntar por el método: no es lo mismo un porcentaje de energía consumida que la compra de certificados. Pide periodo, alcance y forma de cálculo antes de darle peso en la decisión.

¿Y si el servicio está integrado en un programa que ya usamos?

Revisa si puedes desactivar las funciones de IA que no necesitas. Aunque no compres nada nuevo, mantener activas funciones sin uso añade consumo sin aportar valor, así que conviene decidirlo conscientemente.